Description de la société - Afpa Guyane


La dématérialisation des factures et des documents internes sont devenus aujourd’hui indispensables pour les entreprises souhaitant simplifier leur processus de facturation en supprimant le papier. Outre la réduction de leur empreinte écologique, cette solution permet aux entreprises de réduire les couts et les délais de traitement des factures.

Afpa Guyane est une société spécialisée dans la comptabilité qui, grâce à son expertise métier, accompagne les entreprises et l’administration à mettre en place la solution de dématérialisation et à l’adapter au processus déjà en place. Nous proposons des solutions sur mesure, correspondant aux besoins de chaque client et en respect des lois actuelles et nous offrons un accompagnement de choix aux dirigeants d’entreprise souhaitant former leurs collaborateurs et associés aux nouvelles solutions de dématérialisation. Avec un système complètement dématérialisé, l’entreprise gagnera en productivité et pourra mieux gérer ses dépenses. La culture du papier n’a plus lieu d’être, surtout au sein des entreprises qui doivent compter chaque année avec l’envoi de milliers de factures. La dématérialisation des documents comptables apporte d’ailleurs de nombreux avantages à l’entreprise et nous œuvrons pour que sa mise en place soit simplifiée. Nous nous assurons ainsi de lever les problèmes de stockage et de coût via la mise en place d’une structure plus performante et nous assurons aux entreprises une réelle baisse de leur empreinte écologique. En tant que société de comptabilité, nous pouvons traiter tous les documents en rapport avec la finance de l’entreprise. Aussi, nous pouvons prendre en main la dématérialisation des factures fournisseurs et client, mais aussi des déclarations de TVA, des impôts et des cotisations sociales grâce à notre système protégé de transfert d'informations informatisées. L’objectif est d’optimiser le traitement des documents en les rendant plus accessibles aux salariés.

Une automatisation de l’ensemble du traitement des données se révèle d’ailleurs bien intéressante pour espérer des réductions de coût de stockage et de gains de productivité. Afpa Guyane propose dans cette idée d’homogénéiser les archives de l’entreprise, de simplifier le traitement des factures et des documents internes et ainsi de sécuriser les échanges, que ce soit avec les collaborateurs ou les salariés.

Activité de la société


Afpa Guyane est une société spécialisée dans la dématérialisation des factures de vente et d’achat. Nous proposons diverses solutions adaptées à tous les besoins et offrons la possibilité aux entreprises d’éviter l’utilisation du papier dans le traitement de leurs factures et autres documents internes. Nous utilisons à cet effet divers outils qui aident à générer des modèles de factures numérisés, et ainsi, à faciliter l’accessibilité et l’archivage de ces derniers.

Dans notre panel d’activité, nous proposons également une amélioration de la productivité de l’entreprise et cela passe par la création d’une base de facture qui permet ensuite à l’entreprise de simplifier les envois en remplissant les cases correspondantes. Solution rapide et efficace pour gagner du temps dans le processus de facturation, nous proposons également une formation en amont des salariés pour qu’ils se familiarisent rapidement avec la solution avant sa mise en œuvre. Notre société, grâce à son expertise métier, propose également de découvrir des solutions qui permettent de réviser les comptes et de rechercher les documents d’une manière simplifiée. Nos offres soutiennent également le partage d’outils, permettant de sécuriser les échanges de documents clients, notamment des factures. En effet, nos solutions d’automatisation du processus de traitement des factures des clients assurent un réel service à valeur ajoutée.

En termes de productivité, nous accompagnons les salariés dans l’automatisation des envois et de la réception des factures, la recherche des documents, ainsi que le classement, le tri et l’archivage de tous les documents. Du côté de l’organisation, nous mettons un point d’honneur à faciliter la mise en place de la solution de dématérialisation et nous proposons divers outils venant assurer le suivi du traitement des factures en temps réel. Grâce à nos solutions, il sera ainsi aisé de s’y retrouver entre les documents à traités, les documents en cours de traitement et les documents à vérifier.

Méthodologie de travail de la société


Pour aider les entreprises à mener à bien leur projet de dématérialisation de documents et d’archivage de documents numérisés, Afpa Guyane offre un accompagnement de A à Z, depuis l’analyse des besoins jusqu’à la mise en place des solutions de gestion et comptabilité les plus adéquates. Plus concrètement, nous proposons d’aider l’entreprise à définir les objectifs du projet et à gagner à déterminer le travail à effectuer et le type de solution la plus adaptée aux besoins de l’entreprise et cela va du choix du format des documents à numériser à l’analyse des coûts de traitement et aux ressources nécessaires pour sa réalisation.

Notre équipe sélectionne par la suite les documents à numériser et la durée du projet de dématérialisation. Il convient de rappeler que cette étape peut prendre du temps, car il faudra encore faire le tri entre les documents de manière à mettre en évidence la confidentialité et l’importance des documents à traiter. Pour faciliter le projet, notre équipe propose également un accompagnement de choix dans la mise en place de ce cahier des charges, et ce, en tenant compte des ressources de l’entreprise (financière, ressources humaines et capacité de stockage). Une fois que l’on a fait le tri entre les documents à prioriser, on établit un planning de réalisation et on commence l’inventaire de ressources matérielles, financières et humaines nécessaires à la mise en œuvre du projet de dématérialisation. Vient ensuite l’étape de la numérisation des documents pendant laquelle on va transformer l’ensemble des documents papier en documents numérisés et la dernière étape consiste à exporter les documents numérisés. A noter que les fichiers livrables peuvent être remis sur disques durs ou importés dans un système d’archivage électronique en fonction des besoins de l’entreprise. Enfin, pour que les délais de traitement des factures soient rapides, nous nous assurons que le circuit de distribution soit bien adapté à la technologie de dématérialisation et que les salariés soient formés à son utilisation. Plus que de simples services, nous offrons un réel accompagnement pour toutes les entreprises désireuses de transformer leurs services de gestion de documents et de les adapter aux nouvelles tendances.

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